Адреса:		08200 м.Ірпінь, вул. Т.Г.Шевченка, 2а, каб. № 17, 22
Начальник:		Обіход Людмила Сергіївна
Телефон:		8 (04597) 60-351, 61-150

Прийом громадян

понеділок: 08.00-17.00

середа: 08.00-17.00

п'ятниця: 08.00-12.00

_____________________________________________________________________________________________________________

Основні завдання

 Відділ створюється для організаційно-технічного забезпечення діяльності міського голови, виконавчого комітету, та виконання ними повноважень, визначених чинним законодавством, у т.ч. делегованих повноважень органів виконавчої влади з таких основних напрямів:

·        Документаційне забезпечення  діяльності міського голови, виконавчого комітету.

·        Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в раді, її виконавчому комітеті, їх структурних підрозділах.

·        Здійснення своєчасного контролю за строками проходження і виконання службових документів, що надійшли до виконавчого комітету.

·        Ведення архівної справи в апараті виконавчого комітету.

·        Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства  відділам апарату виконавчого комітету  та  структурним підрозділам міської ради.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

·        Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства у виконкомі. Розробляє і вносить проект Інструкції з питань діловодства.

·        Складає зведену номенклатуру справ апарату міської ради та її виконавчого комітету. Забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, передачі їх на державне зберігання.

·        Забезпечує з іншими підрозділами виконавчого комітету організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, а також заходів, що проводяться у виконавчому комітеті Ірпінської міської ради.

·        Здійснює підготовку проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови,  інших документів виконавчого комітету, їх реєстрацію. У необхідних випадках видає копії, витяги з рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. .

·        Доводить у визначені строки до відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови, документи виконавчого комітету згідно із списком розсилання.

·        Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання документів, що надходять до виконавчого комітету, інформує про строки їх виконання.

·        Забезпечує своєчасний контроль за строками виконання документів та систематично інформує керівництво про хід їх виконання.

·        Забезпечує подання виконавцями інформації про хід виконання документів у зазначені в контрольній картці строки, зняття документів з контролю після закриття їх до справи та формує картотеку виконання документів. Готує інформаційно-аналітичні довідки про хід та підсумки виконання документів.

·        Здійснює копіювання, тиражування та розсилання документів.

·        Організовує роботу відомчого архіву. Забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів.

·        Здійснює контроль за правильністю користування документами в виконкомі, готує довідки, інформацію з питань діловодства.

·        Бере участь у розробці та виданні довідників щодо організації роботи з документами у відділах виконкому та структурних підрозділах виконкому міської ради.

·        Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для міської ради та її виконавчого комітету.

·        Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у відділах виконкому та структурних підрозділах виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

·        Вдосконалює форми і методи роботи з документами із врахуванням застосування оргтехніки та засобів обчислювальної техніки, сприяє підвищуванню кваліфікації працівників діловодства у відділах виконкому.